Drie-stappen-aanpak

Grip op het werk krijgen met de drie-stappen-aanpak

In de trainingen van RCN Advies & Training wordt gewerkt met een drie-stappen-aanpak om professionals – die verzopen zijn in het werk en geen overzicht meer hebben – weer grip op het werk te geven. Alle trainingen zijn opgezet met één of meer van deze stappen in gedachten.

Als je stap 1 doorlopen hebt, heb je een goed overzicht wat er allemaal gedaan zou moeten worden en kan er vervolgens vanaf een hoger niveau gekeken worden naar de verdeling van tijd en aandacht.

Na afronding van stap 2 heb je een goed overzicht over het werk en helder waar de prioriteiten liggen en aan welke taken eerst gewerkt moet worden. Maar nu komt het moeilijke, hoe zorg je ervoor dat je ook daadwerkelijk aan de prioriteiten werkt en je je niet laat afleiden door minder belangrijke zaken? Hoe pak je jouw inefficiënte werkgedrag aan? Daar ga je in de derde en laatste stap mee aan de slag.

Stap 1 – Overzicht krijgen over het werk

Problemen die in stap 1 aangepakt worden:
Geen grip hebben op e-mailverkeer, geen of onvoldoende overzicht hebben over acties die uitgevoerd moeten worden en doelen die gehaald moeten worden, geen overzicht hebben over de stand van zaken in lopende projecten, veel tijd kwijt zijn met zoeken naar zaken of nadenken wat er gedaan moet worden.

In conclusie, als het iets drukker is en er veel ballen in de lucht gehouden moeten worden, heb je geen effectieve werkstrategie om grip te houden op het werk. Dit maakt dat je werkdruk en stress ervaart.

Stap 2 – Prioriteiten stellen en plannen

Problemen die in stap 2 aangepakt worden:
Te veel werk hebben voor de beschikbare tijd, niet weten waar de prioriteiten liggen en/of moeite hebben met keuzes maken, te veel werken aan minder belangrijke taken en aan ad hoc taken en verzoeken, uit de hand lopende planningen, of moeite met plannen.

Stap 3 – Werken met focus

Problemen die in stap 3 aangepakt worden:
Uitstellen van moeilijke en vervelende taken, te veel werken aan minder belangrijke taken, niet houden aan planningen, ‘ja-zeggen’ als dat gezien de werkbelasting niet kan, te veel hooi op de vork nemen, laten afleiden door social media, onbelangrijke dingen en door collega’s, te weinig tijd beschikbaar in de agenda om aan taken te werken, aan te veel taken tegelijk werken.

Het resultaat na implementatie van stap 1:
Grip op e-mailverkeer, elke dag een leeg postvak-in, een overzichtelijk e-mailarchief, alle acties op een handige wijze in een takenlijst georganiseerd, overzicht over lopende projecten, minder tijd kwijt met nadenken en zoeken.

Het resultaat na implementatie van stap 2:
Je hebt helder wat er van je verwacht wordt, welke projecten prioriteit hebben, wat even kan wachten en wat niet. Je hebt tools in handen om het werken aan prioriteiten in te plannen en te bewaken.

Het resultaat na implementatie van stap 3:
Werken met focus, effectief werken aan de prioriteiten, optimaal gebruik van de beschikbare tijd, weinig afleiding door interne en externe verstoringen, minder last van uitstelgedrag, sneller behalen van doelen, grip op het werk en daardoor rust in het hoofd.