Bij veel cursisten zie ik aan het begin van de training een zeer uitgebreid e-mailarchief met tientallen, soms zelfs honderden mappen waarin e-mails gearchiveerd worden. Deze mappen kunnen ingedeeld zijn op onderwerp, op afzender of op periode waarin de e-mail werd ontvangen. Ik zie ook combinaties van de hiervoor genoemde situaties waarbij cursisten soms niet meer weten in welk mapje bepaalde e-mails door hen zijn gearchiveerd. Als dit het geval is, gaat veel tijd verloren aan het zoeken naar deze e-mails.
Mijn advies: houd jouw e-mailarchief zo eenvoudig mogelijk. Zijn al die mappen echt noodzakelijk? Bedenk dat hoe meer mappen je hebt, hoe langer het duurt voordat je een e-mail gearchiveerd hebt. Zelf gooi ik alles in één archiefmap ‘Kort Archief’ waarin ik de e-mails van het laatste jaar bewaar. Oudere e-mails verplaats ik naar het ‘Lang archief’ in de persoonlijke mappen, waar ik meer ruimte heb. Omdat ik maar één archiefmap heb, kan ik zeer snel archiveren met sneltoetsen die ik hiervoor heb aangemaakt bij ‘Snelle Stappen’. Mail terugzoeken in Outlook doe ik met behulp van Geavanceerd zoeken (CTRL+SHIFT+F).
Stel dat je toch liever archiveert op onderwerp, kies dan voor een beperkt aantal hoofdmappen, zoals ‘Administratie’, ‘Financieel’, ‘Management’, ‘Onderwijs’, eventueel voorafgegaan door een nummer zodat Outlook deze mappen sorteert in de volgorde zoals jij dat graag ziet (bijv. 01 Administratie, 02 Financieel. Het is daarbij handig om dezelfde indeling aan te houden als bij de archiefmappen op je netwerk waar je andere documenten opslaat.
Het nieuwe UMCG online archief
Dit onderwerp is speciaal bedoeld voor de UMCG-medewerkers die eerder mijn cursus Productief-met-Outlook hebben gevolgd.
Zoals je wellicht al gemerkt hebt, is bij een aantal medewerkers recent ongevraagd een online e-mailarchief geïnstalleerd. Als je het nog niet gezien hebt denk je misschien dat jouw e-mails, ouder dan een half jaar, verloren zijn gegaan. Dat is niet het geval.
Je hebt een extra online-archief met vijf gigabyte opslagcapaciteit erbij gekregen. Dit archief ziet er uit als persoonlijke mappen met blauwe pijltjes.
In dit archiefbestand worden automatisch kopieën van de mappen gemaakt die je op je exchange-account hebt staan. Dat zijn de mappen die je in de e-mailtree bovenaan in beeld ziet, onder jouwnaam@umcg.nl. E-mails ouder dan een half jaar worden automatisch naar de kopiemappen in je online archief verplaatst. Je kan dit bewaarbeleid aanpassen via de knop “Beleid toewijzen” in tabblad ‘Start’. Als je niet wilt dat Outlook automatisch archiveert, zet je het bewaarbeleid op “Nooit”. Als je het bewaarbeleid instelt voor een bepaalde map, geldt hetzelfde bewaarbeleid voor alle onderliggende mappen.
Je kunt overigens in het online-archief handmatig nieuwe mappen aanmaken via de rechter muisknop en door vervolgens voor ‘Nieuwe map’ te kiezen. Diegenen die al persoonlijke (archief)mappen hebben ingericht, adviseer ik om er één archief van te maken. Je kan de oude mappen verplaatsen naar het nieuwe online-archief.
Recente reacties