1. Stuur zelf minder e-mails
Actie = reactie. Dat werkt ook zo bij e-mail. Als jij een e-mail verstuurt, is de kans groot dat de ander een reactie zal geven. Denk twee keer na voordat je een e-mail verstuurt. Is het echt nodig om die e-mail te versturen? Kun je misschien beter een ander medium gebruiken? Zoals een overleg plannen of telefonisch overleggen? Is de vraag misschien te complex om via de e-mail uit te zetten? Vermijd het sturen van lange en complexe e-mails die uitnodigen tot e-mail-ping-pong.
2. Meld je af voor nieuwsbrieven
Als je merkt dat je de nieuwsbrieven van een bepaalde organisatie toch nooit leest, kun je je beter afmelden. In de meeste nieuwsbrieven vind je onderaan een link waarmee je je eenvoudig af kunt melden.
3. Maak een extra e-mailadres aan voor nieuwsbrieven en webshops
Gebruik een extra junk-e-mailadres voor als je nieuwsbrieven wilt ontvangen of als je iets koopt bij een webshop. Vaak word je na een aankoop in een webshop overladen met reclame-e-mails. Door een ander e-mailadres hiervoor te gebruiken, houd je je reguliere inbox schoon.
4. Stel regels in zodat bepaalde e-mails in een aparte map terecht komen
In de meeste e-mailprogramma’s kun je via regels instellen dat een e-mail automatisch naar een bepaalde map verplaatst wordt als die aan bepaalde voorwaarden voldoet. Bijvoorbeeld als het woord “nieuwsbrief” in een e-mail voorkomt, gaat de mail naar de map ‘nieuwsbrieven’. Of e-mails van bedrijven zoals “uw factuur voor de maand…” gaat automatisch naar de map ‘facturen’. Of e-mails met agendabevestigingen naar een map ‘agenda-items’.
5. Schrijf duidelijke e-mails en voorkom vragen
Zorg dat de ontvanger precies weet wat jij van hem of haar verwacht. Schrijf een duidelijke onderwerpregel, bijvoorbeeld: ‘concept managementreview 2017 – graag je aanvullingen voor 3 september’. Begin in de e-mailtekst meteen met de kern van je verzoek en ga indien nodig pas daarna het verzoek toelichten.
6. Denk vooruit en gebruik de ‘als-dan-constructie’
Denk vooruit en bedenk de verschillende mogelijke reacties op jouw verzoek en anticipeer daarop. Gebruik de “als-dan-constructie’. Bijvoorbeeld om e-mail-ping-pong te voorkomen bij het maken van een afspraak. Schrijf niet “Heb jij dinsdag om 14.00 tijd voor overleg over het conceptjaarplan?”, maar “Ik heb dinsdag om 14.00 20 minuten tijd om te overleggen over het concept jaarplan, komt dat jou goed uit? Als dat niet past, kun je dan aangeven welke van de volgende alternatieve momenten jou beter past…..” en daarbij noem je een aantal andere data en tijdstippen.
7. Gebruik zo weinig mogelijk de CC
Maak alleen gebruik van verzending via CC als het echt nodig is dat deze persoon geïnformeerd wordt. Overmatig gebruik van de CC leidt niet alleen tot volle inboxen, maar ook tot reacties van mensen in de CC waarop je helemaal niet zat te wachten. Er bestaat een groot risico dat iemand reply-to-all gebruikt (= allen beantwoorden) terwijl dat helemaal niet nodig is.
8. Gebruik zo weinig mogelijk reply-to-all
Gebruik reply-to-all alleen als het echt essentieel is dat iedereen de informatie in jouw e-mail krijgt.
Misschien herken je de volgende situatie: een medewerker moet inventariseren wie naar welk congres wil en stuurt tien collega’s een e-mail met de vraag wie waar naar toe wil. Zes collega’s replyen-to-all waar ze naar toe willen en anderen reageren daar weer op. Resultaat: veel e-mails in de diverse postvakken-in en verlies van overzicht en tijd. Maak de verstuurder van de e-mail verantwoordelijk en vertrouw erop dat deze de antwoorden inventariseert en eventuele knelpunten aangeeft. Hierdoor krijg je veel minder e-mails in je postvak-in.
Gebruik reply-to-all zeker niet om dankjewel, gefeliciteerd, succes of iets anders persoonlijks te zeggen tegen de persoon die de oorspronkelijke mail geschreven heeft.
9. Gebruik de BCC als je reply-to-all wilt voorkomen
Als je voorziet dat je collega’s toch onnodig reply-to-all gaan gebruiken, gebruik dan de BCC om het te voorkomen.
10. Maak afspraken met je team
Bespreek in je team hoe jullie om denken te willen gaan met het gebruik van e-mail als medium. Je kunt bovenstaande punten in jouw team bespreken en hierover afspraken maken.
Recente reacties